Theo báo cáo của Experian năm 2015, có đến 78% các công ty gặp vấn đề về khả năng gửi email (email deliverability). Đây là một thách thức khá lớn bởi vì cho dù email có tốt đến đâu thì cũng chẳng để làm gì nếu người đăng ký không bao giờ nhìn thấy chúng. Tại sao email bị rơi vào spam hoặc đại loại vậy? Ngay cả các chiến dịch email tốt nhất cũng không thể thành công mà không tuân theo các thực tiễn tốt nhất về khả năng gửi.

Gửi email (email delivery) là khi email được gửi thành công đến máy chủ nhận. Khả năng gửi email (email deliverability) là khi email đến thành công trong hộp thư đến của người nhận. Email có thể gửi (delivery) tốt nhưng khả năng gửi (deliverability) kém, bởi vì nó đã rơi vào thư mục thư rác (spam folder), thư mục khác hoặc bị nhà cung cấp dịch vụ Internet (Internet service provider—ISP) chặn.

Các yếu tố tác động đến khả năng gửi, bao gồm: uy tín, cơ sở hạ tầng, xác thực[2].

Uy tín

Bước đầu tiên trong việc giúp đảm bảo khả năng gửi email là cải thiện uy tín (reputation), và nó được xây dựng theo thời gian để trở nên mạnh mẽ. 6 dữ liệu mà các nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISPs) tìm kiếm khi xác định uy tín của người gửi: Relevant, properly formatted email (Email có định dạng phù hợp); Consistent volume (Khối lượng nhất quán); Very few complaints (Rất ít khiếu nại); Avoid spam traps (Tránh bẫy thư rác); Low bounce rates (Tỷ lệ thoát thấp); No blacklist appearances (Không có danh sách đen xuất hiện)

Cơ sở hạ tầng

Nền tảng của khả năng gửi email thành công đó là câu chuyện về cơ sở hạ tầng (infrastructure). Những thực tiễn tốt nhất cho thiết lập cơ sở hạ tầng:

• Sử dụng IP chuyên dụng: Nếu bạn là người gửi số lượng lớn đang làm việc với nhà cung cấp email, hãy đảm bảo bạn có địa chỉ IP dành riêng cho luồng email của mình.
• Tên miền gửi của bạn cần có khả năng nhận thư và nó phải có bản ghi MX hợp lệ. Nếu không, một số ISP sẽ chặn email của bạn.
• Đăng ký vòng lặp phản hồi ISP: Bạn không chỉ cần phải đăng ký cho tất cả các vòng phản hồi chính của ISP, mà bạn còn cần một quy trình để nhanh chóng xóa địa chỉ email ghi nhật ký khiếu nại. Tiếp tục gửi thư cho những người đã báo cáo email của bạn là thư rác sẽ dẫn đến thất bại trong khả năng gửi.

Hãy chắc chắn rằng bạn không có proxy mở bởi vì hacker có thể sử dụng lỗ hổng để spam.

Xác thực

Xác thực (authentication) là quá trình kiểm tra giúp xác nhận email thực sự là của bạn và không phải là một người gửi thư rác mạo danh bạn.